¿Trabajas en una asesoría y el programa que utilizas tiene la misma interfaz que un Tamagotchi? En este artículo te contamos cuáles son los mejores software para gestorías.
No te quedes atrás y empieza a modernizar tu negocio. Además ahora con el Kit Digital no tienes ningún tipo de excusa.
Índice de contenidos
¿Qué es un software para gestorías?
Un software para asesorías es una herramienta que incluye funciones como la gestión de clientes, facturación, documentos, pero especialmente tienen un módulo de contabilidad, fiscal y laboral.
La idea es ayudar a optimizar el trabajo gordo del negocio, aumentar la eficiencia y ahorrar tiempo y dinero.
Si eliges trabajar con el programa para asesorías adecuado, todo será mucho más sencillo y el coste estará perfectamente justificado.
Factores a considerar antes de elegir un software para gestorías
Lo normal cuando tienes que elegir un software de este tipo es solicitar una demo para ver si cuadra con tu negocio.
Pero la mayoría de veces no lo hacemos por falta de tiempo o porque cambiar todos los procesos de la empresa es muy complejo.
Aquí te dejo algunos factores a tener en cuenta antes de lanzarte a cambiar tu software:
- Características específicas de la gestoría y sistema organizativo. Te recomiendo que cojas papel y boli, y trates de apuntar cuáles son los procedimientos típicos que lleváis a cabo. Documentar esta parte puede ayudarte a ordenar las ideas.
- Adaptabilidad a preferencias y necesidades. Esta es la parte más complicada. No es lo mismo cambiar los procedimientos de trabajo de un compañero que acaba de empezar a un compañero que lleva mucho tiempo utilizando el mismo programa. Pero si el software es mejor, el cambio merece la pena.
- Volumen de trabajo y número de usuarios. Cuántos clientes tienes y cuál es la carga de trabajo que te da cada uno. Estoy seguro de que se cumple la Ley de Pareto y el 20% de los clientes te dan el 80% del trabajo.
- Necesidad de uso fuera de la oficina. ¿Trabajar fuera de la ofi es fundamental o solo necesario? El precio de un programa en la nube suele ser más alto, y menos fiable que si trabajas en un servidor común.
Recuerda que existen varias ayudas que favorecen implantar nuevos procesos como el KIT DIGITAL y deducciones fiscales que buscan impulsar la innovación.
Tipos de programas para gestorías
Como ya te he comentado en el punto anterior, necesito que te plantees si trabajar en remoto es fundamental para tu asesoría o solamente es una opción.
El precio y las prestaciones pueden variar dependiendo de si trabajas con:
- Software en la nube. El programa se instala en servidores remotos en lugar de estar en el ordenador del asesor. Tiene algunas ventajas (accesibilidad y actualizaciones automáticas) y algunos inconvenientes (precio más alto, dependes de la conexión a internet y es más sensible a un ataque).
- Software de escritorio. El programa se instala en el servidor de la oficina, o directamente en el escritorio de cada gestor. Las ventajas y desventajas son las opuestas a las del punto anterior más o menos.
Diferencias entre software en la nube y de escritorio
Algunas diferencias son:
- Instalación. Esta parte es más sencilla si el software está en la nube, y suele ser mucho más económica en este caso.
- Movilidad. La gran desventaja del software de escritorio es la falta de movilidad. Normalmente un software para asesorías fiscales y contables está instalado en el servidor de la empresa, porque los datos con los que se trabaja son bastante sensibles.
- Presupuesto. Lo dicho, un software en la nube suele tener un precio más elevado.
- Mantenimiento. El mantenimiento en el software para gestorías online suele ser automático.
Mejores programas para gestorías
Ahora vamos a entrar en el meollo y pasar a ver los software que recomendamos para las gestorías.
Estos son solo algunos programas para asesorías bastante conocidos en el sector:
Sage
Empezamos con el creador de Contaplus (ahora Sage 50), posiblemente el programa más conocido por todos. Trabaja por módulos, y los más completos son:
- Contable
- Fiscal
- Laboral
- Facturación
- Correos
El precio dependerá de lo que contrates, pero no es el más barato.
Wolters Kluwers: a3ASESOR
A3 es bastante completo, tiene bastantes módulos y han sabido actualizarse.
Para mí el valor diferencial de este programa es:
- La generación de informes financieros y económicos automáticos para tus clientes. Si te gusta mimar a tus clientes, puedes enviarle un informe bastante completo cada trimestres con toda la evolución de la empresa. Además, este informe te sirve para enviarlo a las entidades financieras cuando toque renovar las pólizas de crédito.
- La herramienta de escaneado automático. Personalmente, era bastante escéptico con esto, hasta que lo probé. Escaneas la factura y te genera el asiento contable automático. El papel del administrativo pica-facturas está en peligro.
El precio está en un rango medio y depende de lo que quieras contratar.
ALTAI
ALTAI es un proveedor de software de gestión para empresas, asesorías y despachos. Su gama de productos incluye soluciones para contabilidad, gestión laboral, facturación online y ERP para industrias.
Además, ofrece una serie de aplicaciones innovadoras que facilitan la digitalización de los procesos de RRHH y la gestión de la presencia y el horario de los empleados.
Ekon Despachos Profesionales
Ekon Despachos Profesionales es un ERP especialmente diseñado para despachos profesionales y asesorías.
Este software proporciona herramientas para organizar, gestionar y controlar todas las actividades del despacho, desde la gestión de clientes y expedientes hasta la facturación de servicios, la gestión de nóminas y la contabilidad.
Ekon se enfoca en la flexibilidad y adaptabilidad, permitiendo a los despachos profesionales adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes del sector.
MNProgram
Este software no tiene módulo de contabilidad, fiscal o laboral. Es una mezcla bastante extraña entre un CRM con analíticas configurables y un ERP vinculado a la nube de Windows con tiempos de carga excesivos.
Las funcionalidades de Google empresas son parecidas, y más baratas.
Contasol
Contasol es un programa de contabilidad dirigido a profesionales que buscan una solución accesible y fácil de usar para la gestión contable.
Con Contasol, las gestoras y asesorías pueden llevar a cabo una variedad de tareas contables, desde la gestión de cuentas y transacciones, hasta la creación de informes financieros y la presentación de impuestos.
NCS Software
Otro mítico de las asesorías. Llevan sin actualizar la imagen del fondo del entorno desde 1998. El módulo de contabilidad es aceptable, aunque la versión de SCAN para automatizar los asientos es una basura.
Tiene módulo fiscal, laboral, contabilidad y facturación. Hay posibilidad de configurarlo para trabajar en la nube, pero la interfaz es lo opuesto a HOLDED.
Lo mejor que tiene es el precio, el resto es bastante mejorable.
ERP Diez Software
ERP bastante completo, si eres una asesoría fiscal y contable con parte de laboral, este programa puede ofrecerte todas las herramientas que necesitas.
La parte de gestión también es muy completa. El precio lo desconozco.
Goldensoft
Me recuerda bastante a NCS aunque es personalizable. Tiene módulo de contabilidad, fiscal y laboral. Si tu gestoría trabaja con un servidor común puede ser una opción. Se contrata con pago único sin mensualidades.
Holded
No es caro, trabajas desde la nube y puedes gestionar equipos directamente desde ahí. La interfaz es bastante intuitiva y amigable.
Parece que puedes generar informes automáticos. Aunque no sé si es el tipo de software que yo utilizaría con un volumen muy grande de trabajo. Puede ser ideal para asesorías medianas o pequeñas.
Funciones de un software para gestorías
Las funcionalidades dependen del programa que contrates:
- Automatización de procesos contables y facturación. Este es el punto más importante, y la diferencia entre eficiencia e inoperancia. Trabajar con un programa que te permita automatizar asientos contables, crear y emitir facturas puede ahorrarte muchísimo tiempo.
- Digitalización de documentación financiera. Conciliar bancos es una pesadilla, si tu software cuenta con un módulo de conciliaciones automático puedes ganar mucho tiempo.
- Gestión de impuestos y envío de modelos. Esta parte es bastante delicada y no sería la primera vez que trabajo con un software de asesoría que da problemas la semana antes de finalizar el plazo de presentación de impuestos. Es básico que el software no de fallos en el volcado de ficheros a Hacienda.
- Control de gastos e ingresos. Algunos programas te permiten configurar un cuadro de mandos con la evolución de los flujos.
- Preparación de informes y seguimiento de indicadores. No pierdas más tiempo preparando documentación trimestral para enviarla al banco y que tu cliente renueve el confirming. Existen programas que automatizan esto.
- Notificaciones automáticas a clientes.
- Organización de flujos de trabajo y gestión de nóminas. El área laboral es muy tediosa, procura tener un programa que te vuelque las nóminas directamente a contabilidad y te genere el asiento. Un buen software para asesorías laborales debe poder vincularse con otros departamentos.
Beneficios de un software para gestorías
Si has trabajado con un software para asesorías y no has disfrutado de estos beneficios, te recomiendo que busques alternativas:
- Procesos más fluidos y eficientes. Buscando la mayor precisión y velocidad optimizando procesos. Manejar un volumen alto de datos puede dificultar esta tarea pero si el programa de tu gestoría es el adecuado no debe tener problema.
- Sistema centralizado y control total del negocio. El foco tiene que estar en aumentar la eficiencia con una mayor capacidad de control y supervisión.
- Trabajo compartido en tiempo real. Es indispensable que el programa te asegure una mejor comunicación tanto con miembros del equipo como con clientes.
- Reducción de errores y duplicidades. La automatización es la piedra angular para conseguirlo.
- Informes actualizados y control de plazos legales. En este sector, cumplir con los plazos es impepinable. Busca un software que te permita tener informes actualizados sin perder tiempo. Lo principal es poder atender a los plazos de IVAS trimestrales, Impuesto de Sociedades y Pagos a cuenta.
- Comunicación en tiempo real con el cliente. Esto roba demasiado tiempo, todo el proceso documental, enviar email interminables… Olvídate de eso.
Si además ofreces un servicio completo a tus clientes y trabajáis con subvenciones. Te recomiendo que pruebes una demo de FANDIT, que tiene un ERP y CRM integrado que respeta TODOS estos beneficios. Nunca antes había sido tan fácil implantar una línea de negocio nueva en tu despacho.
Conclusión y elección del mejor software para asesorías y gestorías
El software de un despacho junto al talento de los compañeros es el core del negocio. Digitalizar un despacho es necesario y urgente si queremos ser competitivos.
Mi recomendación es que no te quedes con el primero que intente venderte. Busca, compara y analiza las soluciones que te da cada uno. Intenta invertir tiempo y afronta situaciones reales con el programa.
Puede ser una tarea muy tediosa al principio pero de vital importancia. De la mano de as
Soy Juan Francisco, abogado y economista.
Dejé de trabajar como asesor para ayudar a democratizar el acceso a las subvenciones. Interesado en tecnología, finanzas y fiscalidad.
