La factura es un documento mercantil en el que se refleja la operación comercial que se realiza, y se emite después de una compraventa o por prestación de algún servicio.
En ella se constatarán todos los detalles pormenorizados de la operación realizada y deberá cumplir los requisitos formales junto con los datos obligatorios del emisor y receptor de la factura, que establece el Real Decreto 1619/2012, el cual ha sufrido varias modificaciones a lo largo de estos últimos años. La más reciente, el 16 de junio de 2021.
Como entendemos que es un poco engorroso y aburrido leerse al completo
toda la normativa, te daremos unos tips rápidos que puedan servirte de utilidad.
Índice de contenidos
El primero, ¿puede una factura emitirse de forma electrónica?
Sí, tiene la misma validez que una factura en papel y únicamente estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento. La única diferencia radica en que la primera la tendríamos en papel, en archivos físicos, y la segunda en el ordenador. Ambos métodos de facturación deben cumplir los mismos requisitos y contener los siguientes conceptos:
- El motivo de facturación. Desglose de productos, servicios o trabajos realizados.
- El número de factura. Irán numeradas de forma correlativa por parte del emisor.
- La fecha de emisión. Indicará la fecha concreta en que se cursa la factura.
- Nombre y apellidos o razón social, el número de identificación fiscal (NIF) y domicilio de quien expide la factura y del receptor.
- Base Imponible. Corresponde únicamente al importe del producto o servicio prestado.
- El tipo impositivo del IVA. Dependerá del gravamen repercutido sobre el punto anterior y suma. Este impuesto corresponde al emisor.
- La retención del IRPF. Baremo en porcentaje que se aplica dependiendo de la causa de facturación y resta. Esta corresponde al receptor de la factura. Aplica principalmente para profesionales y retenciones de arrendamientos de inmuebles.
- Importe total. La suma a la que ascienden los tres puntos anteriores.
En ocasiones el proveedor refleja en sus facturas la fecha de la que se efectuó la operación comercial.
Ventajas de las facturas online
El uso de la factura online cuenta con ciertas ventajas frente a la clásica en papel:
Acelera los procesos de tramitación y cobro al simplificar los procesos de envío y llegada.
Agiliza la productividad y eficacia, sobre todo en pymes y autónomos.
Ahorran costes de papel y correos a la vez de eliminar archivos y registros de facturas originados de forma manual y el espacio de almacenamiento de los mismos.
¿Qué tipos de facturas existen?
El sistema de facturación está basado en dos tipos de facturas:
1. La factura completa u ordinaria
2. La factura simplificada. Tienen un contenido más reducido que las anteriores y se podrán emitir en los siguientes casos:
– Cuando su importe no exceda de 400 euros, IVA incluido.
– Cuando se trate de factura rectificativas.
– Cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido y se trate de alguno de los supuestos en los que la Administración ha autorizado la expedición de tickets (ya desaparecidos legalmente) en sustitución de facturas.
Estos supuestos son:
- Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de videoclub.
- Tintorerías y lavanderías.
- Autopistas de peaje.
IMPORTANTE: Debes saber que para poder deducir el IVA de una factura simplificada, el emisor deberá hacer constar en la misma tanto el NIF del destinatario y domicilio (el que compra o recibe el servicio) y la cuota de IVA repercutida, consignada de forma separada al importe total de la factura.
Para cumplir las obligaciones de facturación, podemos encontrarnos con distintos modelos de factura
La factura ordinaria
La factura ordinaria es el documento justificante que más se utiliza basándonos en su contenido, su valor legal y fiscal.
La factura rectificativa
Este tipo de factura se realiza siempre que se haya modificado por corrección, devolución o ampliación de una factura ordinaria emitida con anterioridad.
Debe ser emitida tan pronto se tenga constancia de los motivos por los que hay que efectuar una rectificación con abonos. No obstante, se puede exigir hasta cuatro años de la emisión de la factura original, y posee el mismo valor legal y en términos fiscales que la ordinaria.
En el caso de ser un único abono deberá conservarse junto a la factura a la que corresponde la rectificación.
Una sola factura rectificativa puede contener varias correcciones de otras facturas ordinarias.
Según el reglamento sobre facturación para que tenga valor legal y con el fisco deberá identificar los datos de la factura rectificada (número de factura y fecha), el importe de las rectificaciones, el tipo impositivo y cuota repercutida (ya sea positivo o negativo) y los motivos que originan la rectificación.
La factura recapitulativa
Este modo de factura permite agrupar en un solo documento varias operaciones comerciales realizadas con un mismo destinatario o cliente en el plazo de un mes.
Se expedirá y enviará en el momento de realizar la operación si el destinatario no es empresario o profesional. En caso contrario, deberá expedirse y remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo de la operación (o iniciado la expedición o transporte de entregas intracomunitarias de bienes).
La factura proforma
Este tipo no es una factura como tal. Se trata de un presupuesto de venta, para que el comprador disponga de toda la información de la compra que va a realizar.
Carece de valor contable fiscal y legal, por lo que no requiere de los datos relevantes de una factura ordinaria. Tampoco genera obligación de pago ni aceptación ni ningún otro tipo de compromiso en la operación, pero sí puede incluir la fecha de validez del presupuesto.
Es un documento justificativo siempre que no contenga los requisitos establecidos por ley, y sustituye en ocasiones a los tiques.
Duplicado y copia de una factura
El duplicado de una factura se realiza por la pérdida de la original, o cuando es requerida por haber varios destinatarios por distintas razones.
Al ser igual que la factura original tiene su misma validez, pero debe detallarse en lugar muy visible que es un duplicado de otra. La copia es una réplica y posee el mismo valor comercial legal y fiscal de la factura original. Se diferencian en que la copia tiene que llevar esta palabra y queda en manos del emisor, mientras que al cliente se le envía la original.
