Guía Práctica para Contabilizar Subvenciones: Concedidas y Recibidas

Las subvenciones son ayudas económicas que otorgan las administraciones públicas u otras entidades a las empresas o personas físicas para fomentar una actividad o un proyecto de interés social.  Contabilizar una subvención correctamente es casi igual de importante que justificarla.

En este artículo te explicamos cómo contabilizar las subvenciones que puedes recibir en tu negocio.

Tipos de Subvenciones en la Contabilidad

Existen diferentes tipos de subvenciones en contabilidad según su naturaleza y su forma de pago. A efectos contables, podemos distinguir entre:

Subvenciones Reintegrables

Son aquellas subvenciones que se conceden con la obligación de devolverlas en caso de  incumplir las condiciones establecidas por el organismo concedente o simplemente porque se entregaron con esa condición. 

Normalmente este tipo de subvenciones se consideran un préstamo y se contabilizan como un pasivo a largo plazo. Este tipo de préstamos se entregan con 1 month deca durabolin results condiciones mucho más ventajosas que los préstamos de origen bancario: mejores intereses, años de carencia, no se solicitan garantías… 

Algunas de estas ayudas pueden ser:

• Industria Conectada 4.0. ACTIVA Financiación 2023: https://fandit.es/subvenciones/detalles-subvencion/ayudas-a-proyectos-de-idi-en-el-ambito-de-la-industria-conectada-40-activa-financiacion
• Préstamos ENISA
• Préstamo NEOTEC con CDTI

Subvenciones No Reintegrables

Las subvenciones no reintegrables son aquellas ayudas económicas que otorgan las administraciones públicas o entidades privadas a personas o empresas para fomentar una actividad o un proyecto de interés social, cultural, ambiental o económico. 

A diferencia de los préstamos, estas subvenciones no tienen que devolverse, siempre y cuando se cumplan los requisitos y las condiciones establecidas por el organismo que las concede.

Puede resultar complejo la contabilización de estas subvenciones, pero te vamos a explicar cómo. Dentro de las subvenciones no reintegrables, podemos distinguir entre las subvenciones corrientes o a la explotación y las subvenciones de capital.

Subvenciones Corrientes o a la Explotación

Las subvenciones corrientes o a la explotación son aquellas que se destinan a cubrir los gastos ordinarios de funcionamiento de una actividad o un proyecto, como por ejemplo el pago de salarios, alquileres, suministros, etc. 

Estas subvenciones suelen tener una periodicidad anual o plurianual y se conceden en función de criterios como el número de beneficiarios, la calidad del servicio, el impacto social, etc.

Estas subvenciones suelen ir dirigidas a la adquisición de suministros como las ayudas para ahorrar en la factura de la luz

Subvenciones de Capital

Las subvenciones de capital son aquellas que se destinan a financiar la adquisición o mejora de bienes de equipo, instalaciones, infraestructuras o activos fijos que sean necesarios para el desarrollo de una actividad o un proyecto.

Estas subvenciones suelen tener una duración determinada (que suele superar el año) y se conceden en función de criterios como la viabilidad técnica y económica, la innovación, la creación de empleo, etc.

Te dejo un ejemplo de ayudas a la digitalización para emprendedores y autónomos o empresas, y ayudas a jóvenes agricultores.

¿Cómo Registrar y Contabilizar las Subvenciones?

La contabilización de subvenciones y el registro puede resultar una tarea tediosa, pero es sumamente importante a la hora de justificar que contable y fiscalmente se ha recibido.

Además, si la empresa se somete a una auditoría financiera o una inspección por parte de Hacienda, es necesario justificar que estos ingresos se han tratado contable y fiscalmente de manera correcta.

Como consejo te diría que para contabilizar una subvención correctamente, crees subcuentas con los gastos y activos que se van a financiar mediante la subvención para luego localizarlos fácilmente.

Registro de Subvenciones Reintegrables

En el apartado anterior te hemos descrito cuales son las cuentas contables de una subvención reintegrable a la hora de contabilizar una subvención.

Lo importante aquí es entender que lo más normal es que este tipo de ayudas se consideran un préstamo, pero con mejores condiciones que el típico préstamo de origen bancario.

Contabilización de Subvenciones Reintegrables en Diferentes Momentos

Respecto a la contabilidad de las subvenciones reintegrables, dependiendo del momento en que se encuentren la cuenta de subvenciones cambiará. Te dejo la cuenta contable para estas subvenciones.

• Cuando se conceden:
  • Debe: (4708) Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas
  • Haber:(13X) Subvenciones, donaciones y legados
• Cuando se cobran:
  • Debe: (572) Bancos
  • Haber: (4708) Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas
• Cuando aparecen los gastos subvencionables:
  • Debe: (522): Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados
  • Haber: (72X): Subvenciones, donaciones y legados
• Cuando la subvención es exigible:
  • Debe: (658) Reintegro de subvenciones
  • Haber (4757): Hacienda Pública, acreedora por subvenciones recibidas
• Cómo contabilizar una subvención cuando se reintegra:
  • Debe: (4757) Hacienda Pública, acreedora por subvenciones recibidas
  • Haber: (572) Bancos

Registro de Subvenciones No Reintegrables

Teniendo en cuenta lo comentado en apartados anteriores, las subvenciones no reintegrables pueden ser:

• Subvenciones corrientes o a la explotación. Las más fáciles porque van directas al PYG. Típica ayuda para el combustible en el sector del transporte durante la crisis del COVID.
• Subvenciones de capital. Que se entregan para la adquisición de activos como las ayudas del Cheque Moderniza para que se digitalice el sector transporte adquiriendo nuevos tacógrafos o software. Estos bienes durarán en la empresa un tiempo determinado y se irán amortizando. 

Contabilización de Subvenciones No Reintegrables

¿Cómo contabilizar una subvención a la explotación?

Es muy fácil contabilizar subvenciones recibidas de este tipo, solo necesitamos tener claro que van a la cuenta de resultados (como un ingreso en el grupo 7).

• Por la concesión:
  • Debe: (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas
  • Haber: (740) Subvenciones, donaciones y legados a la explotación
• Por el cobro:
  • Debe: (572) Bancos
  • Haber: (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas

Yo he visto contabilidades donde no se reconoce la concesión y directamente  el asiento es de Bancos a Ingresos (740), pero lo correcto para contabilizar una subvención es aflorar el activo con la cuenta 4708.

¿Cómo contabilizar una subvención de capital?

Te explico como contabilizar una subvención de capital:

• Por la concesión:
  • Debe: (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas
  • Haber: (130) Subvenciones oficiales de capital
• Por el cobro:
  • Debe: (572) Bancos
  • Haber: (4708)  H.P. deudora por subvenciones concedidas
• Por el traspaso a resultados de la parte que corresponda ese periodo:
  • Debe: (130) Subvenciones oficiales de capital
  • Haber: (746) Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio

Devolver la Subvención: Procedimiento de Reintegro

Para contabilizar subvenciones recibidas que se reintegran en el caso de que no se hayan cumplido los requisitos, el procedimiento es el siguiente:

• Contabilizar reintegro de subvenciones de capital en el momento que se devuelve el capital recibido:
  • Debe:(4758) H.P. acreedora por subvenciones a reintegrar.
  • Haber: (572) Bancos
• IMPORTANTE: Si los años anteriores se traspasó a resultados, debes cancelar el importe transferido:
  • Debe: (113) Reservas voluntarias
  • Haber: (130) Subvenciones oficiales de capital.

Ten en cuenta que esto genera diferencias temporarias en el impuesto sobre sociedades, te recomiendo que lo consultes con tu asesor para tenerlo en cuenta en el modelo 200.

Ejemplos Prácticos para Contabilizar Subvenciones

Te vamos a explicar algunos ejemplos prácticos.

Ejemplo de Contabilización de Subvención para Compra de Activos con el Kit Digital.

Imaginemos que la empresa ha recibido un bono de 6.000 por el kit digital. Este tipo de ayuda sería una subvención de capital porque lo que se financian son activos fijos.

1. Concesión de la ayuda:

2. Contabilización de las facturas recibidas por una web y dominio, que tienen límite de 2.000€

3. Contabilización del pago. Al exceder el límite de 2.000€, la empresa tiene que pagarle directamente al acreedor los 500€ que se excede y no cubre la ayuda, y los 525€ correspondientes al KIT DIGITAL.

4. Imputación de la subvención al resultado, solo por la parte correspondiente a la amortización de la inversión, que en este caso supongamos que es de 400€

Ejemplo de Contabilización de Subvención a Fondo Perdido

Te voy a explicar cómo contabilizar una subvención recibida a fondo perdido:

Una empresa recibe una subvención a fondo perdido de 5.000 euros para adquirir combustible:

1. Concesión:

2. Cobro:

Te recomiendo que crees una cuenta específica con el gasto para tenerla localizada fácilmente.

Resumen: Todo sobre la Contabilización de Subvenciones

Contabilizar subvenciones correctamente depende tanto de la cuenta contable de subvenciones recibidas como de la interpretación que se le dé a la ayuda. Por eso resulta imprescindible conocer el tipo de subvenciones que existen para poder clasificarlas correctamente en nuestra contabilidad. Las subvenciones en contabilidad pueden ser muy delicadas. 

Juan Francisco López

Soy Juan Francisco, abogado y economista.
Dejé de trabajar como asesor para ayudar a democratizar el acceso a las subvenciones. Interesado en tecnología, finanzas y fiscalidad.