Por mi experiencia laboral, me ha tocado vivir las subvenciones desde los dos lados de la mesa, por así decirlo, tanto del lado de los solicitantes como del lado de la Administración en el control y auditoría de las mismas.
No es fácil vivir las subvenciones desde el lado de la Administración, sobre todo cuando te toca ser el “malo” de la película y digo malo porque el auditor de la subvención es quien detecta todos los errores cometidos en la ejecución del proyecto.
Cuando un auditor emite su informe y las cosas no se han hecho bien, es cuando toca devolver el dinero y asumir las consecuencias de una mala ejecución del proyecto.
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¿Cómo funciona un control de una subvención?
El control y auditoría de las subvenciones siempre se hace por un agente externo al órgano que concede la ayuda y que además no pertenezca a la Administración, esto quiere decir que audita una empresa externa que hace de Asistencia técnica a la Administración, como fue mi caso, o un auditor del ROAC.
Cuando se trabaja como asistencia técnica, el trabajo es en colaboración siempre con los funcionarios encargados de la gestión de la subvención, analizando la casuística de los beneficiarios cuando existe algún problema con la subvención.
Normalmente, los programas informáticos que se usan para este control son propios de la empresa que hace el control, en mi caso siempre usábamos programas de desarrollo propio que se ajustaban a las necesidades de la subvención en concreto y que nos permitiese apoyarnos en las herramientas SAP del organismo correspondiente para obtener los datos de los beneficiarios a auditar.
La carga de trabajo depende mucho de la ayuda que estés controlando. Para ayudas grandes puedes tener alrededor de 250 expedientes al año y unas 90 visitas in situ, en las más pequeñas, unos 50 expedientes al año y unas 20 visitas in situ. Lo normal es que las visitas in situ correspondan a un muestreo aleatoria de al menos del 10% de las ayudas otorgadas.
Los equipos de trabajo suelen ser de entre 2 y 4 auditores, siendo ellos 1 el jefe de equipo que coordina la carga de trabajo.
¿Cuáles son los errores más frecuentes que nos encontramos?
Cuando auditamos una subvención los fallos más frecuentes son:
- No se justifica el 100% del importe del proyecto. Muchas veces se cree que con justificar el importe de la subvención es suficiente, pero no es así, hay que justificar el importe total del presupuesto del proyecto.
- No cumplir las condiciones de publicidad. Puede parecer una tontería, pero el incumplimiento de la obligación de publicitar el origen de los fondos puede provocar una revocación de la misma y que tengamos que devolver el dinero de la subvención.
- Gastos no elegibles. Es muy habitual que en los gastos que se imputan al proyecto se meten gastos que no son elegibles por lo que después de pasar la auditoría se comprueba que no se ha justificado correctamente el proyecto.
- Justificaciones fuera de plazo o no atender a requerimientos. Este es un tema muy importante puesto que si una justificación se hace fuera de plazo se considera que el proyecto, o no se atiende un requerimiento de información, se considera que la subvención no ha sido justificada y por tanto, hay que devolverla.
¿Cuáles son nuestros consejos?
- Nunca pidas una subvención por encima del presupuesto real del proyecto, analiza bien los gastos asociados y ajústalos. Es mejor quedarse algo corto que pasarse.
- Comprueba siempre las obligaciones que debes cumplir como beneficiario, tanto en temas de publicidad como en cualquier otro.
- Analiza bien los gatos que son elegibles. Nunca imputes gastos no elegibles puesto que no se contabilizarán como gasto de ejecución.
- Cuidado con los plazos, si se incumplen es como si no hubieras hecho nada.
Si todo esto te resulta muy complicado, siempre puedes acudir a un profesional para que te ayude con los trámites, como los que puedes encontrar en nuestro Marketplace.
